Responsible® Ön Değerlendirme Karnesi Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

Karne, Responsible® Programına başvuru için gerekli belgeler arasında yer alır. Başvuru formuyla birlikte portal üzerinden hazırlanır ve diğer başvuru belgeleriyle sunulur.

Bu aşamada öncelik, şirketin mümkün olan en yüksek puanı alması değil, mevcut uygulamalarının doğru ve tutarlı biçimde ortaya konması olmalıdır. Ön değerlendirmeyi, hangi alanlarda güçlü olduğunuzu ve hangi konularda bilgi ya da uygulama eksikliği bulunduğunu gözden geçirmek için kullanabilirsiniz.

Responsible® Ön Değerlendirme Karnesi için hangi bilgiler hazırlanmalı?

Hazırlık çalışmasını yalnızca çevresel verilerle sınırlandırmayın. Şirketin hedeflerini, çalışanlara yönelik uygulamalarını, yönetim yapısını ve dijital altyapısını da ilgili birimlerle birlikte değerlendirin.

Aşağıdaki tablo, şirket içinde bilgileri derlemek için kullanılabilecek örnek bir hazırlık çerçevesidir. Portalın resmî soru seti veya zorunlu belge listesi değildir.

Dijitalleşme hazırlığını da yalnızca kullanılan yazılımların listesi olarak ele almayın.

Verilerin hangi sistemlerde tutulduğunu, sorumlusunun kim olduğunu ve karar süreçlerinde nasıl kullanıldığını ilgili ekiplerle netleştirin.

Responsible® Ön Değerlendirme Karnesi nasıl hazırlanır?

1. Portal kullanıcısını ve şirket içi sorumluları belirleyin

Şirketiniz adına işlem yapacak kullanıcıyı belirleyerek Responsible® Portalı’nda hesap oluşturun. Bakanlığın açıkladığı süreç, firma kaydı ve ön değerlendirme setinin doldurulmasıyla başlar. r Portal kullanıcısı ile bilgileri sağlayacak kişilerin aynı kişi olması gerekmez. Hazırlık aşamasında çevre, üretim, insan kaynakları, kalite, satın alma, finans ve bilgi teknolojileri gibi ilgili birimlerden katkı alınmasını öneriyoruz.

Tek bir koordinatör belirleyin, ancak bütün yanıtları yalnızca bu kişinin bilgisine dayandırmayın. Her konunun ilgili birim tarafından kontrol edilmesi, şirketin mevcut durumunu daha doğru yansıtmanıza yardımcı olabilir.

2. Mevcut uygulamaları ve dayanaklarını derleyin

Soruları yanıtlamadan önce mevcut politika, prosedür, rapor ve uygulama kayıtlarını bir araya getirin. Hangi bilginin hangi kaynağa dayandığını ve kim tarafından teyit edildiğini not edin.

Bu aşamada şirket, tesis ve dönem kapsamını açıkça belirleyin. Bir grup şirketinde yürütülen çalışmayı, başvuru yapan şirketin kendi uygulaması gibi değerlendirmeyin.

Benzer şekilde, yalnızca bir tesiste uygulanan yöntemi bütün tesislere yayılmış bir sistem olarak sunmaktan kaçının.

Henüz bulunmayan belgeleri varmış gibi göstermek yerine, eksik bilgileri ve gelişime açık konuları ayrı bir hazırlık notunda toplayın.

3. Ön değerlendirme sorularını mevcut duruma göre yanıtlayın

Portal üzerindeki soruları, açıklamalarını ve yanıt seçeneklerini dikkatle inceleyin. Yanıt verirken planlanan çalışmalar ile uygulanmakta olan çalışmalar arasındaki farkı koruyun.

Örneğin, gelecek yıl yayımlanması planlanan bir sürdürülebilirlik politikası ile onaylanmış ve uygulanmaya başlanmış bir politika aynı durumu ifade etmez. Taslak hazırlığını, tamamlanmış bir uygulama gibi değerlendirmeyin.

Yanıtından emin olmadığınız konularda ilgili birimden teyit alın. “Şirketimizde muhtemelen yapılıyordur” yaklaşımı yerine, mevcut kayıtlara ve sorumluların açıklamalarına başvurun.

4. Yanıtları kontrol ederek karneyi oluşturun

Ön değerlendirme setinin tamamlanmasının ardından portal üzerinden karne oluşturulur ve indirilebilir. Bakanlığın başvuru anlatımında bu çıktı, başvuru formundan ayrı bir belge olarak gösterilir. TİM Son kontrol sırasında özellikle şirket bilgilerini, yanıtların birbirleriyle tutarlılığını ve kullanılan bilgilerin güncelliğini inceleyin. Aynı uygulama hakkında farklı departmanlardan çelişkili bilgiler geldiyse, bunları netleştirmeden değerlendirmeyi tamamlamayın.

Karneyle birlikte, yanıtların hazırlanmasında kullandığınız bilgi ve kayıtları da şirket içinde düzenli biçimde saklamanız önerilir.

5. Karneyi başvuru belgeleriyle birlikte sunun

Responsible® Portalı’nda karne oluşturmak, destek başvurusunun tamamlandığı anlamına gelmez. Responsible® başvuruları Destek Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılır. Ön değerlendirme karnesi ve başvuru formu, güncel Ek-1 listesinde belirtilen diğer belgelerle birlikte hazırlanmalıdır.

Başvuru dosyasını hazırlarken portalda kullanılan şirket bilgileriyle diğer belgelerdeki bilgilerin uyumunu kontrol edin. Karneyi oluşturma işlemi ile resmî başvurunun gönderilmesini, şirket içi takip listenizde ayrı adımlar olarak tanımlayın.

Ön değerlendirme karnesindeki puan nasıl yorumlanmalı?

Karne sonucunu, şirket içindeki gelişim ihtiyacını tartışmak için bir başlangıç noktası olarak kullanın. Toplam puana odaklanmak yerine, farklı alanlardaki yanıtların hangi uygulamalara ve hangi eksikliklere işaret ettiğini değerlendirin.

Örneğin, bir uygulamanın gerçekten bulunmaması ile uygulama mevcut olduğu hâlde kaydına ulaşılamaması farklı ihtiyaçlar doğurur. İlk durumda yeni bir süreç tasarlamak, ikinci durumda ise bilgi akışını ve kayıt düzenini iyileştirmek gerekebilir.

Karne puanı, tek başına destek onayı garantisi değildir. Bakanlık değerlendirmesinde şirketin sürdürülebilirlik ve ihracat yaklaşımı, üst yönetimin projeye katılımı, proje ekibi ve stratejinin mali yapıyla uyumu dikkate alınır. Sonuç şirkete DYS üzerinden bildirilir.

Bu nedenle hazırlığı yalnızca puanı artırmaya yönelik bir çalışma olarak değil, başvurunun dayandığı bilgileri netleştirme süreci olarak ele alın.

Ön değerlendirme karnesi ile Faz 1 raporu arasındaki fark nedir?

Ön değerlendirme karnesi, şirket beyanına dayanan başlangıç değerlendirmesidir. Faz 1 raporu ise mevcut durum analizi ve sürdürülebilirlik yol haritasını içeren daha kapsamlı bir çalışmadır. Programın açıkladığı danışmanlık sürecinde şirket verileri, danışman tarafından uzaktan ve/veya saha ziyaretleriyle incelenir.

Faz 1 raporunda şirket ve sektör bilgileri, mevcut sürdürülebilirlik uygulamaları, ilgili düzenlemeler, müşteri beklentileri, riskler ve yeşil finansman olanakları ele alınır. Ayrıca Faz 1 mevcut durum karnesi ve proje kartlarından oluşan sürdürülebilirlik yol haritası bulunur. Dolayısıyla başvuru öncesinde oluşturulan ön değerlendirme karnesi, Faz 1 raporunun yerine geçmez.

Ön değerlendirme hazırlığında derlediğiniz bilgileri sonraki çalışmalar için düzenli tutun.

Bununla birlikte, ilk aşamada verdiğiniz yanıtların daha ayrıntılı incelemelerde yeniden değerlendirilmesine açık olun.

Responsible® Ön Değerlendirme Karnesi hakkında sık sorulan sorular

Ön değerlendirme karnesini danışmanlık firması mı hazırlar?

Karne, şirket kullanıcısının portala girdiği bilgiler üzerinden sistem tarafından oluşturulur. Bu yönüyle, danışmanın hazırladığı Faz 1 raporundan farklıdır.

Hazırlık için uzman desteği alınsa da yanıtların şirketin gerçek uygulamalarını yansıttığından emin olun. Bilgileri ilgili departmanlarla teyit ederek ilerleyin.

Ön değerlendirme için sürdürülebilirlik raporu hazırlatmak zorunlu mu?

Başvuru belgelerini düzenleyen Ek-1’de güncel sürdürülebilirlik raporu “varsa” ibaresiyle istenir. Dolayısıyla henüz yayımlanmış bir sürdürülebilirlik raporunuzun bulunmaması, tek başına ön değerlendirme yapamayacağınız anlamına gelmez. https://ticaret.gov.tr Mevcut raporunuz varsa hazırlıkta kullanın. Bunun yanında raporun kapsadığı dönemden sonra değişen uygulamaları da ilgili ekiplerle kontrol edin.

Ön değerlendirme karnesi Responsible® markasını kullanma hakkı verir mi?

Hayır. Responsible® markasının kullanım izni Bakanlık tarafından verilir. Ön değerlendirme karnesinin oluşturulması, bu iznin alındığı anlamına gelmez.

Responsible® sürecinizi Metsims ile planlayın

Metsims, Ticaret Bakanlığı Responsible® Programı kapsamında Faz 1 mevcut durum analizi ve sürdürülebilirlik yol haritası çalışmaları için yetkilendirilmiş danışmanlık firmalarından biridir. Şirketlerin mevcut çalışmalarını, operasyonlarını ve ilgili ekiplerini birlikte değerlendirerek gelişim alanlarını uygulanabilir proje önerilerine dönüştürür.

Ön değerlendirme hazırlığında belirlediğiniz ihtiyaçları ve mevcut sürdürülebilirlik çalışmalarınızı Metsims ekibiyle paylaşın. Şirketinize özel Responsible® Faz 1 hizmet kapsamını ve çalışma planını değerlendirmek için bizimle iletişime geçin.