Responsible® Faz 1 Raporu Neleri İçerir?

Vizyon, çevre, sosyal ve yönetişim alanlarında yürütülen analiz, şirkete özel sürdürülebilirlik yol haritasının hazırlanmasıyla tamamlanır.

Raporu değerlendirirken üç temel soruya yanıt aramak yararlı olacaktır: Şirket bugün hangi noktada? Hangi alanlarda gelişime ihtiyaç duyuyor? Bu ihtiyaçları karşılamak için hangi projelere öncelik verilmeli?

Bu soruların yanıtları arasında açık bir bağlantı kurulmalıdır. Mevcut durum analizinde belirlenen bir eksikliğin yol haritasında nasıl ele alındığı, önerilen projenin hangi ihtiyacı karşıladığı ve ilerlemenin nasıl takip edileceği anlaşılabilir olmalıdır.

Responsible® Faz 1 raporunda hangi bölümler bulunur?

Ticaret Bakanlığının yayımladığı Ek-6, Faz 1 raporunun içeriğini beş ana bölüm altında tanımlar.

1. Yönetici özeti

Yönetici özeti, çalışmanın temel bulgularını ve öncelikli önerilerini karar vericilere aktaracak şekilde hazırlanmalıdır. Bu bölümde ayrıntılı teknik açıklamalar yerine, şirketin güçlü yönlerine, gelişim ihtiyaçlarına ve önerilen çalışmaların gerekçelerine odaklanılması önerilir.

Örneğin, yalnızca “veri yönetiminin geliştirilmesi” ifadesini kullanmak yerine, hangi verilerin eksik olduğunu ve bu eksikliğin hangi kararları veya süreçleri etkilediğini açıklamak daha işlevseldir. Yönetici, raporun tamamını okumadan da öncelikli konuları ve kendisinden beklenen kararları anlayabilmelidir.

2. Şirket ve sektör bilgileri

Bu bölüm, şirketin faaliyetlerini, tesislerini, çalışan yapısını, dış ticaretini ve tedarik zincirini tanıtır. Mevcut sürdürülebilirlik çalışmaları, raporlar, sertifikalar ve karbon hesaplamaları da ele alınır. Sektörün dış ticaret pazarları ile ihracatı etkileyen eğilimler değerlendirmeye dâhildir.

Şirket bilgilerinin yalnızca kurumsal tanıtım metni olarak sunulmaması önerilir. Bu bilgilerin, değerlendirmenin kapsamını açıklaması gerekir. Hangi tesislerin incelendiği, hangi faaliyetlerin şirket bünyesinde yürütüldüğü ve mevcut çalışmaların hangi dönemi kapsadığı netleştirilmelidir.

Özellikle birden fazla tesisi veya farklı ürün grupları bulunan şirketlerde, tek bir uygulamanın bütün operasyonları temsil ettiği varsayımından kaçınılmalıdır.

3. Yeşil Mutabakat açısından şirketin konumu

Raporda Yeşil Mutabakatın çerçevesiyle birlikte sektörü ilgilendiren AB ve yerel düzenlemeler, uygulama takvimleri, mevzuat takip kaynakları, müşteri beklentileri ve uyum riskleri ele alınır. Sektörel iyi uygulamalar ile şirketin yararlanabileceği yeşil finansman olanakları da incelenir.

Bu bölümü değerlendirirken yalnızca düzenlemelerin sıralanıp sıralanmadığına bakmayın. Düzenleme veya müşteri beklentisi ile şirketin ürünleri, faaliyetleri ve veri altyapısı arasındaki ilişkinin açıklanmasını bekleyin.

Örneğin, müşterilerinden ürün bazında çevresel veri talebi alan bir şirket için, bu verilerin mevcut olup olmadığı ve hangi ekiplerden toplanabileceği tartışılmalıdır.

Ardından bu ihtiyacın yol haritasında nasıl karşılanacağı gösterilmelidir.

Finansman incelemesinde ise seçeneklerin yalnızca isimleriyle listelenmesi yerine, proje türü ve başvuru koşulları açısından şirketle neden ilişkili görüldüğünün açıklanması önerilir.

4. Mevcut durum analizi ve Faz 1 karnesi

Bu bölümde yürütülen faaliyetler, çalışma takvimi, danışman ekip ve Responsible® Portalı’nın oluşturduğu mevcut durum karnesi yer alır.

Karne sonuçlarını, değerlendirme gerekçeleriyle birlikte okuyun. Bir uygulamanın bulunması kadar kapsamını, düzenli yürütülüp yürütülmediğini ve kayıtlarla desteklenip desteklenmediğini de sorgulayın.

Örneğin, “enerji tüketimi takip ediliyor” ifadesi tek başına yeterli açıklama sağlamayabilir. Takibin tesis toplamında mı, üretim hattı bazında mı yapıldığı ve verilerin iyileştirme kararlarında nasıl kullanıldığı açıklığa kavuşturulmalıdır.

Analizin amacı yalnızca eksikleri sıralamak olmamalıdır. Mevcut güçlü uygulamaların korunması, farklı tesislere yaygınlaştırılması veya diğer süreçlerle ilişkilendirilmesi de değerlendirilmelidir.

5. Proje kartları ve sürdürülebilirlik yol haritası

Raporun son bölümü, Faz 1 proje kartlarından oluşan Responsible® sürdürülebilirlik yol haritasıdır.

Bakanlığın program tanıtımında yol haritası çıktıları, bulgular ve iyileştirme projeleriyle ilişkilendirilir. Projelerin hedefleri, uygulama adımları, başlangıç ve hedef performans göstergeleri, beklenen etkileri, tahmini süreleri, gereksinimleri ve riskleri bu yapının unsurlarıdır.

Proje önerilerini değerlendirirken “Ne yapılacak?” sorusuyla birlikte “Neden yapılacak ve tamamlandığı nasıl anlaşılacak?” sorularına da yanıt arayın. Yalnızca “karbon yönetimi”, “dijitalleşme” veya “çalışan gelişimi” gibi konu başlıkları sıralamak, uygulamaya geçiş için yeterince açık bir yönlendirme sağlamaz.

Responsible® proje kartı nasıl somutlaştırılır?

Aşağıdaki örnek, bir gelişim ihtiyacının proje önerisine nasıl dönüştürülebileceğini gösterir. Resmî proje kartı şablonu değildir.

Bu örnekte hedef, doğrudan bir yazılım satın alınması olarak tanımlanmamıştır. Önce ihtiyacın, verilerin ve işleyişin netleştirilmesi önerilmiştir. Yazılım gereksinimi varsa, bu değerlendirme sonrasında ayrıca ele alınabilir.

Benzer şekilde, hedef değerlerin mevcut veriler incelenmeden belirlenmesinden kaçınılmalıdır. Başlangıç düzeyi bilinmiyorsa, ilk çalışma adımı bu düzeyi ölçmek ve güvenilir bir karşılaştırma zemini oluşturmak olabilir.

Faz 1 raporu için şirketler nasıl hazırlanmalı?

Programın işleyişinde şirket verileri portal üzerinden kullanılır, danışman tarafından uzaktan ve/veya saha ziyaretleriyle değerlendirilir. Fazlara ilişkin sonuç raporları da portala yüklenir.

Şirket içi hazırlıkta, bilgilerin tek bir kişide toplanmasını beklemek yerine ilgili departmanların sorumluluklarını belirlemeniz önerilir. Mevcut raporları, politikaları, yönetim sistemi belgelerini, performans kayıtlarını ve devam eden projeleri çalışma öncesinde derleyin.

Tamamlanan, devam eden ve henüz planlama aşamasındaki çalışmaları birbirinden ayırın. Böylece danışman, mevcut bir uygulamayı yeniden önerme yerine gerçekten ihtiyaç duyulan geliştirmeye odaklanabilir.

Taslak raporu incelerken şirket bilgilerini ilgili birimlere teyit ettirin. Proje önerilerini ise bu çalışmaları ileride yürütecek ekiplerle birlikte değerlendirin. Özellikle sorumlulukların, veri ihtiyaçlarının ve önerilen takvimin şirketin kapasitesiyle uyumunu kontrol edin.

Faz 1 raporu tamamlandıktan sonra ne olur?

Raporun hazırlanması ile Bakanlık tarafından onaylanması farklı aşamalardır. Faz 1 raporu onaylanan şirketler, uygulama danışmanlığına yönelik Faz 2 ve/veya izleme ve doğrulama danışmanlığına yönelik Faz 3 aşamasına geçebilir.

Bir projenin yol haritasında bulunması, ilgili bütün giderlerin otomatik olarak destekleneceği anlamına gelmez. Uygulama danışmanlığı giderlerinin değerlendirilmesinde yol haritasının yanında Genelge ve Ek-2’deki destek kapsamı da esas alınır.

Rapor tesliminden sonra şirket içinde bir değerlendirme toplantısı yapılması önerilir. Bu toplantıda öncelikli projeleri, sorumlu birimleri, gerekli kaynakları ve ilk çalışma adımlarını netleştirin. Yol haritasını dönemsel yönetim toplantılarında takip edilecek bir çalışma planına dönüştürün.

Responsible® Faz 1 raporu hakkında sık sorulan sorular

Faz 1 raporunu kim hazırlar?

Çalışma, Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş Responsible® danışmanlık firmaları arasından şirketin seçtiği ve Bakanlığın ön onay verdiği firma tarafından gerçekleştirilir.

Ön değerlendirme karnesi, Faz 1 raporunun yerine geçer mi?

Hayır. Ön değerlendirme karnesi, şirketin beyana dayalı ve doğrulanmamış bilgileriyle oluşturulur. Faz 1 ise mevcut durumun analizini ve gelişim ihtiyaçlarının projelendirilmesini kapsayan ayrı bir çalışmadır.

Yol haritasındaki bütün projeler için Faz 2 danışmanlığı alınması zorunlu mu?

Hayır. Genelge, yol haritasındaki projelerin tamamı için Faz 2 uygulama danışmanlığı hizmeti alınmasını zorunlu tutmaz.

Metsims ile şirketinize özel Responsible® Faz 1 raporu hazırlayın

Metsims, Responsible® Programı kapsamında Faz 1 mevcut durum analizi ve sürdürülebilirlik yol haritası çalışmaları için yetkilendirilmiş danışmanlık firmalarından biridir. Saha bulgularını, departman görüşmelerini, sektörel karşılaştırmaları ve Yeşil Mutabakat değerlendirmesini aynı çalışma içinde ele alır.

Metsims olarak gelişim önerilerini ihtiyaç, hedef, kapsam, sorumlu birimler ve performans göstergeleriyle tanımlanmış proje kartlarına dönüştürüyoruz. Raporu, yönetimin önceliklerini belirleyebileceği ve ilgili ekiplerin sonraki adımları takip edebileceği bir yapıda hazırlıyoruz.

Şirketinizin mevcut çalışmalarını değerlendirmek ve Responsible® Faz 1 raporu için hizmet kapsamını netleştirmek üzere Metsims ekibiyle iletişime geçin.