Responsible® Programında Faz 1 İçin Danışmanlık Firması Nasıl Seçilir?

Faz 1 çalışmasının çıktısı, şirketin mevcut durumunun değerlendirilmesini ve proje kartlarından oluşan bir sürdürülebilirlik yol haritasının hazırlanmasını kapsar. Raporun şirket ve sektör bilgilerini, ilgili düzenlemeleri, müşteri beklentilerini, riskleri ve gelişim alanlarını birlikte ele alması beklenir.

Bu nedenle danışman seçimindeki temel soru, yalnızca “Raporu kim hazırlayacak?”

olmamalıdır. “Şirketimizin ihtiyaçlarını doğru değerlendirecek ve uygulamaya aktarılabilecek projeler geliştirecek ekibi nasıl seçeceğiz?” sorusu üzerinden ilerlemek daha işlevsel bir karşılaştırma sağlar.

Responsible® Faz 1 danışmanlık firması seçim süreci nasıl işler?

Destek kapsamına alınan şirket, Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş Responsible® danışmanlık firmalarından üç teklif alır. Bu teklifler, Ek-7 Ön Onay Teklif Formu ile Destek Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden Bakanlığın ön onayına sunulur. Bakanlık, gerekli gördüğünde şirketin ilk tercihi dışındaki tekliflerden birini uygun görebilir.

Teklifleri karşılaştırabilmek için firmalara aynı başlangıç bilgilerini iletmeniz önerilir.

Faaliyet alanınız, tesisleriniz, üretim yapınız, ihracat pazarlarınız ve mevcut sürdürülebilirlik çalışmalarınız hakkında ortak bir bilgi seti paylaşın. Böylece farklı kapsamlar için hazırlanmış teklifleri yalnızca fiyat üzerinden karşılaştırma riskini azaltabilirsiniz.

Danışmanlık firması seçerken hangi kriterler değerlendirilmeli?

1. Yetkilendirme durumu ve projede görev alacak ekip

Yetkilendirme kontrolünü, değerlendirme sürecinin ilk adımı olarak ele alın. Ardından firmanın genel tanıtımından bağımsız olarak, sizin projenizde fiilen görev alacak uzmanları inceleyin.

Genelgeye göre yerinde inceleme, en az beş yıllık deneyime sahip, en az biri mühendislik lisans mezunu olan iki veya daha fazla danışman tarafından gerçekleştirilmelidir. Ayrıca Faz 1 çalışmalarında alt yüklenici kullanılamaz.

Teklif aşamasında proje yöneticisinin ve uzmanların kim olacağını, hangi alanlardan sorumlu olacaklarını ve benzer çalışmalardaki deneyimlerini sorun. Çevresel konuların yanında sosyal ve yönetişim başlıklarının hangi uzmanlar tarafından değerlendirileceğini de netleştirin.

İlk görüşmede sunulan uzmanlık ile proje boyunca erişebileceğiniz uzmanlık arasında belirsizlik kalmaması önemlidir.

2. Sektör deneyimi ve şirketinize özel değerlendirme yaklaşımı

Referansları değerlendirirken müşteri isimleri kadar gerçekleştirilen çalışmanın kapsamına da odaklanın. Benzer üretim süreçlerine, ihracat pazarlarına veya tedarik zinciri yapısına sahip şirketlerle yürütülen projeler hakkında bilgi isteyin.

Bakanlığın Faz 1 rapor içeriğini tanımlayan Ek-6 dokümanı, sektörü ilgilendiren AB ve yerel mevzuatın, uygulama takvimlerinin, müşteri taleplerinin ve sektörel risklerin değerlendirilmesini öngörür.

Bu çerçevede danışmandan yalnızca bir mevzuat listesi sunmasını değil, hangi düzenlemenin hangi ürün, faaliyet veya müşteri ilişkisi açısından önemli olduğunu açıklamasını bekleyin. Mevcut çalışmalarınızın nasıl dikkate alınacağını da görüşün.

Tamamlanmış projelerin yeniden önerilmesi yerine, mevcut altyapıdaki eksikliklerin ve bir sonraki gelişim adımının belirlenmesine odaklanın.

3. Saha çalışmasının ve veri toplama sürecinin kapsamı

Saha çalışmasını değerlendirirken yalnızca ziyaret süresini sormakla yetinmeyin. Hangi tesislerin inceleneceğini, hangi departmanlarla görüşüleceğini ve görüşmeler öncesinde hangi belgelerin hazırlanması gerektiğini öğrenin.

Özellikle üretim, çevre, insan kaynakları, satın alma, finans ve bilgi teknolojileri gibi birimlerin çalışmaya nasıl katılacağını netleştirin. Danışmandan şirketinizin yapısına uygun bir görüşme ve veri toplama planı isteyin.

Saha gözlemlerinin, çalışan görüşmelerinin ve mevcut belgelerin birlikte nasıl değerlendirileceği teklif görüşmesinde açıklığa kavuşturulmalıdır. Eksik veya çelişkili bilgilerle karşılaşıldığında izlenecek yöntemi de sorun. Böylece şirketinizden beklenen hazırlığı ve proje boyunca ayırmanız gereken zamanı daha gerçekçi planlayabilirsiniz.

4. Raporun içeriği ve yol haritasının uygulanabilirliği

Raporun niteliğini yalnızca sayfa sayısıyla değerlendirmeyin. Asıl olarak, mevcut durum bulgularıyla proje önerileri arasındaki bağlantıyı inceleyin.

Danışmandan, gizlilik sınırları içinde paylaşılabilecek örnek bir proje kartı veya çıktı yapısı göstermesini isteyin. Önerilen projelerde ihtiyacın, hedefin, kapsamın, sorumlu birimlerin, çalışma adımlarının ve başarı göstergelerinin nasıl tanımlandığını değerlendirin.

Örneğin, “su verimliliğinin artırılması” tek başına uygulamayı başlatmak için yeterince açık bir öneri değildir. Öncelikle hangi süreçlerde tüketimin ölçüleceği, hangi verilerin eksik olduğu, çalışmayı hangi birimin yürüteceği ve ilerlemenin nasıl takip edileceği açıklanmalıdır.

Yol haritasından beklenen, gelişim alanlarını sıralamanın ötesinde şirketin sonraki adımlarını tanımlamasıdır. Teklif değerlendirmesinde bu ayrımı gözetin.

5. Hizmet kapsamı, iletişim ve gizlilik koşulları

Teklif tutarının hangi hizmetleri kapsadığını yazılı olarak netleştirin. Saha ziyaretleri, toplantılar, rapor revizyonları, kapanış sunumu hazırlığı ve proje takibi gibi çalışmaların kapsamını inceleyin. Ulaşım, konaklama ve diğer giderlerin teklif bedeline dâhil olup olmadığını sorun.

Proje boyunca ana iletişim kişinizin kim olacağını, ilerlemenin hangi sıklıkla paylaşılacağını ve şirket geri bildirimlerinin nasıl ele alınacağını da başlangıçta belirleyin.

Genelge, Faz 1 çalışması başlamadan önce şirket ile danışmanlık firması arasında gizlilik sözleşmesi imzalanmasını zorunlu tutar. https://ticaret.gov.tr Sözleşmenin yanında belge paylaşım yöntemini, erişim yetkilerini ve proje bilgilerinin kullanım sınırlarını da açıklığa kavuşturun.

Responsible® Faz 1 teklifleri nasıl karşılaştırılmalı?

Teklif karşılaştırmasında her firmadan aynı başlıklar altında açıklama istemek, kararın gerekçelendirilmesini kolaylaştırır. Aşağıdaki tabloyu şirket içi değerlendirme için kullanabilirsiniz.

En düşük bedelli teklifi otomatik olarak en uygun teklif kabul etmeyin. Önce hizmet kapsamlarının karşılaştırılabilir olduğundan emin olun. Ardından ekibin niteliğini, çalışma yöntemini ve beklediğiniz çıktıları birlikte değerlendirin.

Danışman seçimi sonrasında takvim nasıl planlanmalı?

Bakanlığın ön onayından sonra danışmanlık firmasına bir ay içinde ödeme yapılması, ödemeyi izleyen bir ay içinde de Faz 1 çalışmasına başlanması öngörülür. Erteleme talepleri Bakanlık tarafından değerlendirilir.

Bu nedenle teklif aşamasında danışman ekibin uygunluğunu ve şirketinizin veri hazırlığını birlikte değerlendirin. Üretim yoğunluğu, tesis erişimi ve ilgili yöneticilerin katılımı gibi konuları başlangıç takvimine yansıtın.

Responsible® danışman seçimi hakkında sık sorulan sorular

Mevcut sürdürülebilirlik danışmanımızla Faz 1 çalışmasını yürütebilir miyiz?

Mevcut danışmanınızla çalışabilmeniz için firmanın Responsible® Faz 1 kapsamında yetkilendirilmiş olması ve seçimin Bakanlık ön onayından geçmesi gerekir. Daha önce birlikte çalışılmış olması, bu koşulların yerine geçmez.

Faz 1 teklifi, yol haritasındaki projelerin uygulanmasını da kapsar mı?

Faz 1, mevcut durum analizi ve yol haritası hazırlığına, Faz 2 ise uygulama danışmanlığına odaklanır. Bu nedenle yol haritasına alınan bir projenin uygulamasını Faz 1 teklifine kendiliğinden dâhil kabul etmeyin. Sonraki çalışmaların kapsamını ayrıca netleştirin.

Teklif almak için hangi bilgileri hazırlamalıyız?

Sektörünüzü, tesislerinizi, başlıca ürünlerinizi, ihracat pazarlarınızı ve Responsible® Programındaki başvuru durumunuzu özetleyin. Mevcut sürdürülebilirlik raporlarınızı, karbon ayak izi çalışmalarınızı ve yönetim sistemlerinizi de belirtin. Çalışmadan beklentilerinizi ve öngördüğünüz başlangıç tarihini paylaşmanız, teklif kapsamının belirlenmesine yardımcı olacaktır.

Metsims ile Responsible® Faz 1 sürecinizi planlayın

Metsims, Ticaret Bakanlığı Responsible® Programı kapsamında Faz 1 mevcut durum analizi ve sürdürülebilirlik yol haritası çalışmaları için yetkilendirilmiş danışmanlık firmalarından biridir. Metal ve çelik, otomotiv, elektrik ekipmanları, gıda, mobilya ve tekstil dâhil farklı sektörlerde Responsible® çalışmaları yürütmektedir.

Metsims olarak saha çalışmasını çevre, sosyal ve yönetişim alanlarında uzman dört danışmanın katıldığı iki günlük fiziki ziyaretle gerçekleştiriyoruz. Mevcut belgeleri, departman görüşmelerini ve saha bulgularını birlikte değerlendiriyor, gelişim alanlarını hedefleri, sorumlulukları ve performans göstergeleri tanımlanmış proje kartlarına dönüştürüyoruz.

Responsible® Faz 1 için şirketinize özel teklif almak üzere Metsims ekibiyle iletişime geçebilirsiniz. İlk görüşmede mevcut çalışmalarınızı, ihtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi değerlendirerek hizmet kapsamını birlikte netleştirelim.